Payer chaque propriétaire sans rien ressaisir
Le point de départ
Gérer le bien de quelqu'un d'autre, c'est lui rendre des comptes
Coucou & Co exploite des logements qui ne lui appartiennent pas : un propriétaire confie ses clés, l'entreprise s'occupe de la mise en location, des séjours et du ménage. Chaque mois, elle lui verse ce qui lui revient.
Ce versement s'appuie sur un décompte par propriétaire : ce que son bien a rapporté, ce qu'il a coûté, le solde à verser. Il faut le produire, l'inscrire dans les comptes de trois sociétés, et faire partir le virement.
Ce que ça coûtait
Chaque décompte recopié ligne par ligne en comptabilité
La plateforme métier produisait déjà les décomptes, et Odoo tenait la comptabilité. Entre les deux, le directeur financier saisissait chaque décompte à la main, puis préparait les paiements un par un pour la banque.
La direction, elle, ressaisissait chaque mois ses chiffres dans un tableur pour en tirer des graphiques. [Le temps que ces saisies coûtaient n'a pas été mesuré.]
La solution
Un export, un import, et la comptabilité est à jour
La plateforme métier sort désormais les décomptes de tous les propriétaires d'un coup. Odoo les reprend, passe les écritures et génère les fichiers de paiement au format de la banque : il reste à les déposer sur l'e-banking.
Les trois sociétés, avec leurs refacturations, tiennent dans une seule comptabilité, et les tableaux de bord se remplissent depuis les écritures, à jour chaque jour.
Avant / après
Avant
- Chaque écriture saisie à la main, ligne par ligne
- Les paiements préparés un par un
- Des tableaux de bord ressaisis chaque mois
Après
- Les écritures passées par l'outil
- Un fichier de paiement prêt à déposer à la banque
- Des tableaux de bord à jour chaque jour
Décision clé
Pourquoi relier les deux outils plutôt que d'en remplacer un ?
Le réflexe aurait été de faire entrer la réservation dans Odoo, pour n'avoir qu'un seul système. Mais la plateforme métier sait tenir un calendrier de séjours, des annonces et des voyageurs, et Odoo ne le ferait pas mieux.
Nous avons donc repris la maintenance de cette plateforme, construite à l'origine par un autre prestataire, et nous y avons ajouté ce qui manquait : le chemin vers la comptabilité.
Apprentissage clé
Le même mot désignait deux manques opposés
« Décompte propriétaire » revenait dans les deux activités du groupe, et ce n'était pas le même chantier. Ici, les décomptes existaient et c'est la comptabilité qui ne suivait pas ; pour les appart-hôtels du même groupe, c'était l'inverse.
Même mot, même client, deux travaux sans rapport : on ne part pas de la solution, on cherche d'abord lequel des deux bouts manque.
Ce qui vient ensuite
Les salaires, puis la gestion du personnel
Les salaires sont en cours de mise en place. Viendront les congés, les notes de frais et les feuilles de temps, brique par brique, à mesure que les besoins se présentent.
Le résultat
- [Chiffre à fournir : le temps que la saisie des écritures prenait au directeur financier]
Expertises mobilisées
Deux outils qui ne se parlent pas, et quelqu'un au milieu qui recopie ? Parlons-en.
On commence par une discussion, pas par un devis.
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