Jeden Eigentümer bezahlen, ohne etwas neu zu erfassen
Der Ausgangspunkt
Die Liegenschaft eines anderen zu verwalten heisst, ihm Rechenschaft abzulegen
Coucou & Co betreibt Wohnungen, die ihr nicht gehören: Ein Eigentümer übergibt die Schlüssel, das Unternehmen kümmert sich um Vermietung, Aufenthalte und Reinigung. Jeden Monat überweist es ihm, was ihm zusteht.
Diese Zahlung beruht auf einer Abrechnung pro Eigentümer: was die Liegenschaft eingebracht hat, was sie gekostet hat, der auszuzahlende Saldo. Sie muss erstellt, in der Buchhaltung von drei Gesellschaften verbucht und die Überweisung ausgelöst werden.
Was es kostete
Jede Abrechnung Zeile für Zeile in die Buchhaltung übertragen
Die Branchenplattform erstellte die Abrechnungen bereits, und Odoo führte die Buchhaltung. Dazwischen erfasste der Finanzchef jede Abrechnung von Hand und bereitete die Zahlungen einzeln für die Bank vor.
Die Geschäftsleitung ihrerseits erfasste ihre Zahlen jeden Monat neu in einer Tabelle, um Grafiken zu erstellen. [Der Zeitaufwand dieser Erfassungen wurde nicht gemessen.]
Die Lösung
Ein Export, ein Import, und die Buchhaltung ist aktuell
Die Branchenplattform gibt nun die Abrechnungen aller Eigentümer auf einmal aus. Odoo übernimmt sie, verbucht sie und erzeugt die Zahlungsdateien im Format der Bank: Sie müssen nur noch im E-Banking hochgeladen werden.
Die drei Gesellschaften mit ihren Weiterverrechnungen passen in eine einzige Buchhaltung, und die Dashboards füllen sich aus den Buchungen, täglich aktuell.
Avant / après
Avant
- Jede Buchung von Hand, Zeile für Zeile
- Zahlungen einzeln vorbereitet
- Dashboards jeden Monat neu erfasst
Après
- Buchungen durch das Tool erfasst
- Eine Zahlungsdatei, bereit für die Bank
- Täglich aktuelle Dashboards
Schlüsselentscheid
Warum die beiden Tools verbinden, statt eines zu ersetzen?
Der Reflex wäre gewesen, die Buchungen in Odoo zu holen, um nur ein System zu haben. Aber die Branchenplattform kann einen Kalender mit Aufenthalten, Inseraten und Gästen führen, und Odoo würde es nicht besser machen.
Wir haben daher die Wartung dieser Plattform übernommen, die ursprünglich ein anderer Anbieter gebaut hatte, und ergänzt, was fehlte: den Weg zur Buchhaltung.
Wichtigste Erkenntnis
Dasselbe Wort bezeichnete zwei entgegengesetzte Lücken
«Eigentümerabrechnung» tauchte in beiden Geschäftsbereichen der Gruppe auf, und es war nicht dieselbe Aufgabe. Hier gab es die Abrechnungen, und die Buchhaltung hielt nicht Schritt; bei den Aparthotels derselben Gruppe war es umgekehrt.
Gleiches Wort, gleicher Kunde, zwei Arbeiten ohne Zusammenhang: Wir gehen nicht von der Lösung aus, sondern suchen zuerst, welches der beiden Enden fehlt.
Wie es weitergeht
Die Lohnbuchhaltung, dann die Personalverwaltung
Die Lohnbuchhaltung wird eingerichtet. Ferien, Spesen und Zeiterfassung folgen, Baustein für Baustein, je nach Bedarf.
Das Ergebnis
- [Zahl zu liefern: der Zeitaufwand des Finanzchefs für die Erfassung der Buchungen]
Zwei Tools, die nicht miteinander sprechen, und jemand dazwischen, der abschreibt? Sprechen wir darüber.
Wir beginnen mit einem Gespräch, nicht mit einer Offerte.
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