Des achats d'or entrés dans SAP sans rien retaper
Le point de départ
Des métaux précieux, et une pile de documents à chaque achat
Depuis soixante ans, Boucledor fabrique des boucles et des fermoirs pour les grandes marques horlogères de haut luxe. La maison achète son or et son argent à plusieurs fournisseurs.
Chaque achat produit une confirmation de commande, puis un bulletin de livraison, une facture, un certificat d'analyse et un relevé des métaux au gramme près. Ils arrivent en PDF ou sur papier, chacun avec sa propre mise en page, et tous doivent finir sous la même forme : une ligne dans SAP, le logiciel de gestion de la maison.
Ce que ça coûtait
Des identifiants à dix chiffres, recopiés à la main
Deux personnes s'en chargeaient, chacune sur un type de document, en plus de leur travail habituel. Pour chaque pièce, il fallait l'ouvrir, la lire, retaper cinq à dix champs dans SAP, puis tout relire.
Une faute de frappe ne prévient pas : un chiffre inversé dans une référence suffirait à faire entrer un mauvais poids d'or en comptabilité.
La solution
Un tableau prêt à importer, quelle que soit la mise en page
Chaque personne fait glisser ses fichiers dans sa page, par paquets et sans les trier : soixante d'un coup si besoin. Une IA reconnaît l'émetteur et le type de chacun, et en relève les valeurs ; le système vérifie aussi qu'il ne manque rien au dossier.
L'import dans SAP se fait encore à la main, en téléchargeant le tableau : l'automatiser est la prochaine étape.
Avant / après
Avant
- Chaque fichier ouvert et lu, un par un
- Cinq à dix champs retapés dans SAP
- Tout relire pour repérer une faute de frappe
- Une pièce manquante ne se voyait qu'en la cherchant
Après
- Tout déposé par paquets, sans tri
- Aucun champ à retaper
- Plus de faute de frappe possible
- Une pièce manquante signalée à l'écran
Décision clé
L'IA recopie, et c'est du code qui calcule
Selon l'émetteur, un numéro de commande s'écrit sur quatre ou cinq chiffres, parfois suivi d'un suffixe dont Boucledor ne veut pas. On a d'abord demandé à l'IA de ne garder que la partie utile : elle s'est mise à inventer des numéros.
La règle est devenue sans exception : l'IA recopie ce qui est imprimé, sans rien décider. Couper un numéro ou additionner des poids de métal se fait ensuite par du code, qui donne toujours le même résultat. Sur la centaine de documents réels fournis pour les tests, les contrôles passent à 100 %.
Décision clé
Pourquoi ne pas passer par un service d'extraction du marché ?
Ces papiers portent ce que la maison protège le plus : ses prix d'achat, ses partenaires, les quantités de métal qui circulent chez elle. Les confier à un service du marché, c'était les envoyer hors de Suisse.
Tout tourne donc chez un hébergeur suisse, à Genève, modèles d'IA compris. Et aucun produit standard ne savait lire ces formats propres au métier.
Apprentissage clé
Un nouveau fournisseur ne doit pas devenir un nouveau projet
La liste des émetteurs allait bouger, et leurs mises en page aussi : un outil taillé pour les formats du jour aurait été périmé au premier changement. Le système est donc fait d'un module par type de document.
Pour un nouveau format, on le décrit et on le vérifie sur quelques exemples réels. C'est ce qui a permis d'élargir le périmètre en cours de route, sans rouvrir de chantier.
Témoignage
« Ce qu'on essaie de régler avec Exponent, c'est les gaspillages. Détecter des tâches opérationnelles qui n'ont pas assez de valeur ajoutée, et gagner du temps pour les équipes tous les jours. On va vite se situer sur 200 heures, 300 heures à l'année de gain. »
Des documents fournisseurs qui vous coûtent des heures de saisie ? Parlons-en.
On commence par une discussion, pas par un devis.
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