Goldeinkäufe in SAP erfasst, ohne etwas abzutippen

Seit sechzig Jahren fertigt Boucledor Schliessen und Verschlüsse für die grossen Uhrenmarken des Hochluxus. Das Haus kauft sein Gold und Silber bei mehreren Lieferanten.

Jeder Einkauf erzeugt eine Auftragsbestätigung, dann einen Lieferschein, eine Rechnung, ein Analysezertifikat und eine grammgenaue Metallaufstellung. Sie kommen als PDF oder auf Papier, jedes mit eigenem Layout, und alle müssen in derselben Form enden: als Zeile in SAP, der Unternehmenssoftware des Hauses.

Zwei Personen kümmerten sich darum, jede um einen Dokumenttyp, zusätzlich zu ihrer üblichen Arbeit. Jedes Dokument musste geöffnet, gelesen, fünf bis zehn Felder in SAP abgetippt und dann alles nochmals geprüft werden.

Ein Tippfehler kündigt sich nicht an: Eine vertauschte Ziffer in einer Referenz würde genügen, um ein falsches Goldgewicht in die Buchhaltung zu bringen.

Jede Person zieht ihre Dateien auf ihre Seite, stapelweise und unsortiert: wenn nötig sechzig auf einmal. Eine KI erkennt Absender und Typ jedes Dokuments und liest die Werte aus; das System prüft zudem, dass im Dossier nichts fehlt.

Der Import in SAP erfolgt noch von Hand, über den Download der Tabelle: Ihn zu automatisieren ist der nächste Schritt.

Je nach Absender wird eine Bestellnummer mit vier oder fünf Ziffern geschrieben, manchmal gefolgt von einem Suffix, das Boucledor nicht will. Zuerst baten wir die KI, nur den nützlichen Teil zu behalten: Sie begann, Nummern zu erfinden.

Die Regel wurde ausnahmslos: Die KI übernimmt, was gedruckt ist, ohne etwas zu entscheiden. Eine Nummer kürzen oder Metallgewichte addieren erledigt danach Code, der immer dasselbe Ergebnis liefert. Bei den rund hundert echten Dokumenten, die für die Tests geliefert wurden, bestehen die Prüfungen zu 100 %.

Diese Papiere enthalten, was das Haus am stärksten schützt: seine Einkaufspreise, seine Partner, die Metallmengen, die bei ihm zirkulieren. Sie einem handelsüblichen Dienst anzuvertrauen hiess, sie ausserhalb der Schweiz zu schicken.

Alles läuft deshalb bei einem Schweizer Hoster in Genf, KI-Modelle inklusive. Und kein Standardprodukt konnte diese branchenspezifischen Formate lesen.

Die Liste der Absender würde sich ändern, ihre Layouts ebenso: Ein auf die heutigen Formate zugeschnittenes Tool wäre bei der ersten Änderung veraltet gewesen. Das System besteht deshalb aus einem Modul pro Dokumenttyp.

Für ein neues Format beschreiben wir es und prüfen es an ein paar echten Beispielen. So liess sich der Umfang unterwegs erweitern, ohne das Projekt neu aufzurollen.