Des décomptes d'assurance de plusieurs dizaines de pages, extraits ligne à ligne vers la comptabilité.
Le point de départ
Des remboursements de frais médicaux, enfouis dans des PDF de cent pages
La Fondation Aigues-Vertes accompagne des adultes vivant avec une déficience intellectuelle, dans un village de Bernex où ils habitent et travaillent. Une partie de ce qui leur revient passe par l'assurance maladie et les prestations complémentaires, et arrive sous forme de décomptes — des PDF qui peuvent faire cinquante à cent pages pour une seule personne, parfois bien davantage. Chaque ligne y dit quel frais a été engagé et combien a été remboursé. Et chacune doit finir dans la comptabilité de la fondation.
Ce que ça coûtait
Reporter, page après page, sans se tromper de personne
Il fallait ouvrir le document, comprendre à quelle sorte de page on avait affaire — un résumé, un détail, une décision de frais — puis reporter les montants un par un. S'ajoute une difficulté que personne ne voit venir : le nom imprimé sur un décompte ne correspond presque jamais exactement au nom du dossier.
[Le temps que cette saisie représentait reste à confirmer avec la fondation.]
La solution
On dépose les PDF, le système découpe, lit, et l'équipe coche
L'équipe dépose ses documents par lots. Le système les découpe page par page, classe chaque page selon son type, puis un modèle de vision en sort les montants, les dates et le bénéficiaire concerné. Les noms relevés sur le papier sont rapprochés des vrais dossiers par similarité plutôt que par correspondance exacte — c'est ce qui permet d'absorber les écarts d'orthographe. L'équipe relit ensuite page par page, corrige, et coche. Ce qui est coché part dans le logiciel comptable, en crédit ou en débit selon le cas.
Avant / après
Avant
- Chaque page ouverte et lue individuellement
- Montants, dates et bénéficiaires reportés à la main
- Le nom du décompte rapproché du dossier de tête
- Aucune trace de qui avait vérifié quoi
Après
- Les décomptes déposés par lots, sans tri préalable
- Les montants et les dates relevés par le modèle, page par page
- Les noms rapprochés automatiquement des dossiers réels
- Chaque page cochée, avec le nom de qui l'a vérifiée
Décision clé
L'IA ne conclut jamais — et ce n'est pas une intention, c'est l'architecture
Le système tient deux bases de données, et le partage entre elles n'est pas négociable : celle que remplit le modèle est un brouillon, celle que relit l'équipe fait foi. Rien n'entre en comptabilité sans qu'une personne ait coché la page, et la coche retient qui a vérifié. Sur des documents qui touchent à l'argent et à la santé de personnes vulnérables, c'était la seule forme acceptable.
Apprentissage clé
Un nom sur un décompte n'est jamais tout à fait le nom du dossier
C'est le détail qui décide de tout le reste. Une abréviation, un prénom composé écrit autrement, un accent qui saute : le rapprochement ne peut pas se faire sur une correspondance exacte, sinon la moitié des lignes tombe en erreur et le gain disparaît. Il se fait donc par similarité, et c'est là que se joue la fiabilité réelle de la chaîne — bien plus que dans la lecture du montant, qu'un modèle fait très bien.
Expertises mobilisées
Vos décomptes sont encore recopiés à la main ? Parlons-en.
On commence par une discussion, pas par un devis.
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