Organiser plus de 250 bénévoles dans une seule app

De la Course de l’Escalade aux concerts, ce sont des samaritains qui tiennent les postes de secours.

Pour chaque événement, l’association cantonale reçoit la demande de l’organisateur et la répartit entre ses 12 sections. Chaque section constitue son équipe, qui rend ensuite compte des soins donnés sur place.

Tout passait par des groupes WhatsApp, des tableaux Excel et des formulaires papier. Ce mélange a longtemps suffi, puis il n’a plus suivi.

Il fallait relancer ceux qui ne répondaient pas, reporter les réponses dans un tableau, ressaisir les fiches papier. Chaque section avait sa propre méthode, si bien qu’au moment de rendre des comptes au canton, personne n’avait de chiffres fiables.

Une application web pour l’association, une application mobile pour les bénévoles. La demande de l’organisateur, le planning et les fiches d’intervention passent tous par là.

Sur son téléphone, chacun voit les événements, s’inscrit et remplit sa fiche d’intervention sur place.

La question est légitime : un logiciel de gestion standard sait déjà faire des devis, des contacts et des factures. On l’a évalué avant de développer quoi que ce soit.

Ce qui fait le métier des Samaritains n’y entrait pas : un événement réparti entre plusieurs sections, une mission proposée aux bénévoles puis approuvée par un responsable, une fiche remplie sur le terrain. Le tordre pour y arriver aurait coûté plus cher que de construire.

Au départ, on voulait que cinquante personnes voient en direct les modifications des autres sur le même planning. En pratique, le système devenait plus lourd et plus lent pour tous.

On a testé sans : l’expérience des utilisateurs était aussi bonne. Revenir en arrière a coûté du travail déjà fait ; continuer aurait coûté bien plus, et plus tard.