Über 250 Freiwillige in einer einzigen App organisieren

Vom Course de l’Escalade bis zu Konzerten: Es sind Samariterinnen und Samariter, die die Sanitätsposten besetzen.

Für jede Veranstaltung erhält der kantonale Verband die Anfrage des Veranstalters und verteilt sie auf seine 12 Sektionen. Jede Sektion stellt ihr Team zusammen, das danach über die vor Ort geleistete Hilfe berichtet.

Alles lief über WhatsApp-Gruppen, Excel-Tabellen und Papierformulare. Diese Mischung reichte lange, dann kam sie nicht mehr mit.

Man musste nachfassen, wer nicht antwortete, die Antworten in eine Tabelle übertragen, die Papierformulare neu erfassen. Jede Sektion hatte ihre eigene Methode, sodass beim Rapport an den Kanton niemand verlässliche Zahlen hatte.

Eine Webanwendung für den Verband, eine mobile App für die Freiwilligen. Die Anfrage des Veranstalters, die Einsatzplanung und die Einsatzprotokolle laufen alle darüber.

Auf dem Handy sehen alle die Veranstaltungen, melden sich an und füllen ihr Einsatzprotokoll vor Ort aus.

Die Frage ist berechtigt: Eine Standard-Unternehmenssoftware kann bereits Offerten, Kontakte und Rechnungen. Wir haben sie geprüft, bevor wir irgendetwas entwickelten.

Was die Arbeit der Samariter ausmacht, passte nicht hinein: eine Veranstaltung, die auf mehrere Sektionen verteilt wird, ein Einsatz, der Freiwilligen angeboten und dann von einer verantwortlichen Person bestätigt wird, ein Formular, das im Feld ausgefüllt wird. Sie dafür zu verbiegen, hätte mehr gekostet als der Neubau.

Anfangs wollten wir, dass fünfzig Personen die Änderungen der anderen live in derselben Planung sehen. In der Praxis wurde das System für alle schwerfälliger und langsamer.

Wir testeten ohne: Das Nutzungserlebnis war genauso gut. Der Rückschritt kostete bereits geleistete Arbeit; weiterzumachen hätte viel mehr gekostet, und später.