Voir d'un coup d'œil si chaque budget est tenu

La Fondation Aigues-Vertes accompagne des adultes vivant avec une déficience intellectuelle. Pour stimuler la socialisation et créer du lien social, elle a adopté le fonctionnement d'un village, avec ses habitations, ses métiers et ses ateliers.

Dans ce cadre, chaque personne a son référent et ses montants prévus pour l'année : transport, loisirs, habillement, frais médicaux, vacances.

Les budgets se montaient sur Excel, et les dépenses réelles étaient enregistrées dans le logiciel comptable, sans lien entre les deux.

Pour savoir où en était un bénéficiaire, il fallait chercher ses dépenses une à une, sans vue par mois ni comparaison avec ce qui était prévu.

Le référent construit le budget dans l'outil, poste par poste. Une fois complet, il est signé par le bénéficiaire et par l'équipe qui l'accompagne.

Ensuite, il voit en graphiques ce qui a été dépensé par rapport à ce qui était prévu, et peut filtrer les postes qui dépassent.

Plutôt que de faire saisir une seconde fois ce que le logiciel comptable de la fondation contient déjà, l'outil va y chercher les transactions chaque nuit et les range dans le bon poste grâce à leur libellé.

C'est la partie qui a demandé le plus de travail : un logiciel comptable du marché ne s'interroge pas comme une simple base de données, et il a fallu apprendre à y lire et à y écrire.

L'outil ne gère ni demandes de dépense, ni validations, ni blocages : il montre, et ne décide rien. Le périmètre est resté celui que la fondation avait demandé, créer des budgets et les suivre.

Ne pas l'élargir en cours de route a permis de concentrer l'effort là où il comptait : le lien avec la comptabilité.