Auf einen Blick sehen, ob jedes Budget eingehalten wird
Der Ausgangspunkt
Ein Jahresbudget für jede begleitete Person
Die Fondation Aigues-Vertes begleitet Erwachsene mit einer geistigen Beeinträchtigung. Um Sozialisierung zu fördern und soziale Bindungen zu schaffen, funktioniert sie wie ein Dorf, mit Wohnhäusern, Berufen und Werkstätten.
In diesem Rahmen hat jede Person ihre Bezugsperson und ihre für das Jahr vorgesehenen Beträge: Transport, Freizeit, Kleidung, Arztkosten, Ferien.
Was es kostete
Stunden, um herauszufinden, ob ein Budget eingehalten wurde
Die Budgets wurden in Excel erstellt, die tatsächlichen Ausgaben in der Buchhaltungssoftware erfasst, ohne Verbindung zwischen beiden.
Um zu wissen, wo eine begleitete Person stand, musste man ihre Ausgaben einzeln suchen, ohne Monatsübersicht und ohne Vergleich mit dem Geplanten.
Die Lösung
Ein unterschriebenes Budget, dann Monat für Monat verfolgt
Die Bezugsperson erstellt das Budget im Tool, Posten für Posten. Ist es vollständig, wird es von der begleiteten Person und vom betreuenden Team unterschrieben.
Danach sieht sie in Grafiken, was im Vergleich zum Geplanten ausgegeben wurde, und kann die Posten filtern, die überschritten werden.
Avant / après
Avant
- In Excel erstellte Budgets
- Ausgaben, die man in der Buchhaltung suchen musste
- Keine Monatsübersicht, kein Vergleich
Après
- Das Budget wird im Tool erstellt und unterschrieben
- Die Ausgaben werden jede Nacht dem richtigen Posten zugeordnet
- Die Abweichung zwischen Geplantem und Ausgegebenem, Monat für Monat
Schlüsselentscheid
Ausgaben aus der Buchhaltung gelesen, nie neu erfasst
Statt erneut erfassen zu lassen, was die Buchhaltungssoftware der Stiftung bereits enthält, holt das Tool die Buchungen jede Nacht ab und ordnet sie anhand ihres Buchungstexts dem richtigen Posten zu.
Das war der aufwendigste Teil: Eine handelsübliche Buchhaltungssoftware lässt sich nicht wie eine einfache Datenbank abfragen, und wir mussten lernen, darin zu lesen und zu schreiben.
Wichtigste Erkenntnis
Ein Umfang, der in einen Satz passt, und ein zuverlässiges Tool
Das Tool verwaltet weder Ausgabenanträge noch Freigaben noch Sperren: Es zeigt an und entscheidet nichts. Der Umfang blieb der, den die Stiftung verlangt hatte: Budgets erstellen und verfolgen.
Ihn unterwegs nicht auszuweiten, erlaubte es, den Aufwand dort zu bündeln, wo er zählte: bei der Verbindung zur Buchhaltung.
Ihre Budgets leben in Excel, weit weg von Ihrer Buchhaltung? Sprechen wir darüber.
Wir beginnen mit einem Gespräch, nicht mit einer Offerte.
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