Eine übernommene Gesellschaft ist am nächsten Tag einsatzbereit: drei bis vier Stunden IT-Integration, und die Gruppe erledigt sie selbst.

Der Kunde ist eine Deutschschweizer Gruppe mit einem Investmentfonds im Rücken, die Reinigungsunternehmen übernimmt, um einen grossen Akteur aufzubauen. Das Modell ist schnell erklärt: übernehmen, die Verwaltung vereinheitlichen, das Ergebnis verbessern, wiederholen.

Eine Gesellschaft zu integrieren ist für sie also kein aussergewöhnliches Projekt, sondern ein wiederkehrender Vorgang. Sie übernehmen ungefähr eine pro Monat. Jede bei diesem Vorgang gewonnene Stunde multipliziert sich also mit der Zahl der kommenden Übernahmen.

Und am Anfang gab es nichts: Wir kamen zur gleichen Zeit wie das Modell. Das Bedürfnis stand von Beginn an fest: ein frisch gekauftes Unternehmen schnell eingliedern zu können.

Wir arbeiten mit ihnen auf Englisch.

Das ist das Detail, das alles Weitere erklärt. Ein Kontenplan ist die Liste der Konten eines Unternehmens: eine Nummer, eine Bezeichnung. Es gibt zwar einen Schweizer Kontenrahmen für KMU, doch jedes passt ihn an seine Tätigkeit an, und je weiter entwickelt ein Unternehmen ist, desto stärker hat es ihn angepasst. Das Ergebnis: Zwei Unternehmen derselben Branche haben nicht denselben Kontenplan.

Wer eine Gesellschaft kauft, erbt also ihre Buchhaltung so, wie sie geschrieben ist. Und solange ihr Kontenplan nicht dem der Gruppe gleicht, ergibt keine Konsolidierung Sinn: Die Zahlen existieren, aber sie sprechen nicht dieselbe Sprache.

Die Arbeit betraf nicht die Konsolidierung selbst, die das Tool standardmässig abdeckt. Sie betraf, was sie ermöglicht: die Angleichung der Kontenpläne der übernommenen Gesellschaften an einen gemeinsamen Referenzplan, da alle dasselbe Geschäft betreiben; die Festlegung der Kostenstellen; und die Bestimmung der Konsolidierungsweise, welches Konto in welches einfliesst.

Die Integration einer Gesellschaft beschränkt sich dann auf eine bekannte Abfolge: Einheit anlegen, Kontenplan importieren, Eröffnungssalden Monat für Monat importieren, Kostenstellenpläne einrichten. Drei bis vier Stunden. Am nächsten Tag fakturiert die Gesellschaft und zahlt ihre Löhne.

Der Umfang ist bewusst eng: Kontakte, Buchhaltung, Löhne. Nicht der Verkauf: Dieser läuft über das Branchenportal der Gruppe, und auf der Seite des Tools haben wir die Schnittstellen gebaut, über die das Portal seine Rechnungen ablegt.

Die drei bis vier Stunden sind die IT-Zeit. Auf Seite der Gruppe müssen die Teams der übernommenen Gesellschaft noch geschult und Reisen gemacht werden: Das dauert länger, und es ist ihr Geschäft.

Der Wunsch war berechtigt und verlockend: ein einziger Knopf, der die Gesellschaft anlegt und alles Weitere erledigt, um die drei bis vier Stunden auf wenige Minuten zu verkürzen.

Wir haben ihn nicht gebaut, und wir haben es ihnen so gesagt: Bei einer Übernahme pro Monat würde die Automatisierung dieses Ablaufs mehr Entwicklung kosten, als sie an Stunden einspart. Bei drei Übernahmen pro Monat würde es sich lohnen. Bei einer nicht.

Diese Haltung ist unbequem: Man lehnt eine Entwicklung ab, die ein Kunde zu bezahlen bereit ist. Doch die Rechnung für eine unnötige Entwicklung kommt immer zurück, in Gestalt eines Kunden, der sich fragt, was er gekauft hat. Steigt das Übernahmetempo, ändert sich die Rechnung, und dann machen wir es.

Wenn die Gruppe heute ein Unternehmen übernimmt, integriert sie es selbst. Bei diesem Schritt greifen wir nicht mehr ein: Unsere Arbeit beschränkt sich auf Support und neue Funktionen. Das ist kein Rückzug, sondern das erreichte Ziel: Die eingerichtete Basis entspricht ihrer Arbeitsweise, sie ist einfach zu bedienen, und sie haben gelernt, sie zu wiederholen.

Vierzehn Gesellschaften haben diesen Weg in zwei Jahren durchlaufen, ausgehend von null.

Für einen Kunden, dessen Geschäft serielle Übernahmen sind, ist eine Leistung, die bei jedem Vorgang unverzichtbar bleibt, ein Kostenfaktor und kein Service. Besser eine Basis liefern, die sie sich zu eigen machen, als eine Abhängigkeit, die verrechnet wird.

Die laufende Baustelle betrifft nicht mehr die Integration, sondern die Lohnbuchhaltung: ein separates Tool, das Arztzeugnisse beim Eingang liest, das Nötige extrahiert und über eine Programmierschnittstelle weitergibt, damit der Lohn korrekt berechnet wird. Ein solcher Baustein ergibt erst Sinn, wenn die Basis stabil ist: Auf einer zusammengeflickten Grundlage würde er nicht halten.