Fünf Aparthotels, zwei Betriebsgesellschaften, eine einzige Buchhaltung, und die Abrechnung jedes Eigentümers entsteht direkt aus den Buchungen.

Ein Aparthotel ist eine Wohnung, die wie ein Hotelzimmer vermietet wird: Man bleibt ein paar Nächte oder ein paar Monate, hat aber Küche und Wohnzimmer. Der Betreiber führt fünf in der Westschweiz, ein sechstes ist in Vorbereitung: ganze Gebäude, keine Zimmer.

Diese Gebäude gehören ihm nicht. Er betreibt sie für Eigentümer, denen er eine Abrechnung schuldet: was die Liegenschaft eingebracht hat, was sie gekostet hat, was ihnen zusteht.

Und der Betrieb verteilt sich auf zwei Gesellschaften, vereint in einer Gruppe, zu der eine dritte gehört, die Wohnungen im Auftrag Dritter verwaltet. Dieselben Leute, dieselben Konten, drei Bereiche.

Odoo führte bereits die Buchhaltung und Fakturierung der beiden Betriebsgesellschaften. Was fehlte, lag am anderen Ende der Kette: das Dokument, das jeder Eigentümer erwartet.

Das war kein Komfort, den man aufschieben konnte. Die Frist stand, und die Abrechnungen mussten raus. Eine Verpflichtung gegenüber einem Gebäudeeigentümer verhandelt man nicht mit dem Zeitplan eines IT-Projekts.

Daneben gab es keine Möglichkeit, die Betriebe untereinander zu vergleichen oder die Zahlen der Gruppe zu lesen, ohne sie selbst zusammenzuzählen. Und Lieferantenrechnungen wurden ausserhalb jedes Ablaufs freigegeben.

[Wie die Abrechnungen vorher erstellt wurden, oder ob überhaupt, ist noch mit dem Kunden zu klären.]

Auf der Buchhaltung wurde ein Abrechnungsmodul aufgebaut. Die Daten jedes Aparthotels fliessen zusammen, und die Abrechnung für den Eigentümer wird aus den Buchungen erzeugt, gestützt auf die betreffenden Konten. Niemand baut sie von Hand nach.

Innerhalb jeder Gesellschaft wurden Kostenstellen eingerichtet, die zeigen, was jeder Betrieb im Vergleich zu den anderen einbringt: eine Information, die eine Buchhaltung pro Gesellschaft nicht liefert.

Und da die Gesellschaften der Gruppe auf derselben Instanz laufen, liest die Geschäftsleitung die Zahlen des Ganzen oder einer beliebigen Einheit, ohne das Tool zu wechseln.

Die Website stellt die Betriebe und ihre Wohnungen vor. Dabei bleibt es: Die Buchung läuft über die Branchentools, die Kalender und Tarife führen können, und die Unterhaltung mit den Gästen bleibt im Tool des Betreibers, einfach in die Seite eingebettet.

Das ist ein Entscheid über den Umfang, keine technische Grenze. Eine Buchungsmaschine in eine Präsentationswebsite einzubauen hiesse, einen zweiten Ort zu schaffen, an dem die Belegung einer Wohnung festgehalten wird, und zwei Orte widersprechen sich am Ende immer.

Das Design war vor unserer Ankunft einem Designer anvertraut worden. Wir haben die Website gebaut, nicht ihr Erscheinungsbild.

Lieferantenrechnungen treffen in grosser Zahl ein, und selten hat der Finanzchef die Leistung bestellt. Der eingeführte Ablauf kehrt die Reihenfolge um: Die verantwortliche Person, die bestellt hat, bestätigt zuerst, dass die Leistung erbracht wurde, und erst dann wird bezahlt. Die Belege werden am selben Ort abgelegt wie die dazugehörige Freigabe.

Nichts Spektakuläres daran. Es verhindert, dass eine Leistung bezahlt wird, die niemand erhalten hat.

Die Lohnbuchhaltung wird eingerichtet. Website und Verkaufs-Tracking werden verbunden, damit eine auf der Website eingereichte Anfrage im Tracking landet statt in einem Postfach.

Und die Geschäftsleitung will zurückholen, was noch nebenher läuft, insbesondere die Einsatzplanung der Teams. Jeder Baustein kommt, weil sich der vorherige bewährt hat.